【仕事のコツ】ゼロからわかるスケジュールの立て方をわかりやすく簡単に解説！

忙しい日々の中で、仕事や生活の効率を上げるために欠かせないのが「スケジュールを立てること」です。

計画されたスケジュールがあることで、やるべきことが整理され、優先順位が明確になり、時間を有効に使うことができます。

実は、スケジュールを上手に立てるにはコツがあります。

今回は、スケジュールの立て方をゼロからわかるように解説します！

スケジュールを立てるとは？

スケジュールを立てるとは、日々のタスクやプロジェクトの進捗を時間軸に沿って計画することです。

いつ何をやるのか、いつまでに何を行うのかをあらかじめ決めておくことで、やるべきことを整理し、スムーズに実行していくことができます。

スケジュールを立てる必要性

スケジュールを立てることには、多くのメリットがあります。例えば、以下のようなメリットです。

時間効率が良くなる

限られた時間をどのように使うかが明確になり、無駄を減らせます。

優先順位の明確化

重要なタスクを見逃さず、焦点を絞って効率的に取り組むことができます。

計画的な進行

締め切りや目標に向かって計画的に進めることで、焦りや不安を回避できます。

バランスの取れた生活

仕事とプライベートのバランスを保ち、リフレッシュする時間も確保しやすくなります。

スケジュールを立てるときの心得

スケジュールを立てるときに重要なポイントは、完璧を目指しすぎないことです。

100%その通りに進んでいくスケジュールなんか、無いに等しいです。

実際に大事なのは、タスクが終わったりプロジェクトが進行していくことで、完璧なスケジュールを作り上げることではありません。

スケジュールを立てること自体が目標にならないように気を付けましょう。

スケジュールの立て方

スケジュールの立て方の前に、スケジュールを立てるうえで大切な力があります。

まずは、それから紹介していきます。

スケジュールを立てるために必要な力

スケジュールを立てる上で、必要とされるスキルがあります。

それは、「全体を俯瞰する力」です。

達成すべき事柄に対して、やるべきことを洗い出したりするときにこの全体を俯瞰する力が必要となります。

「全体を俯瞰する力」については、こちらの記事でより詳しく解説しています。

スケジュールを立てる手順

以下のような手順で、スケジュールをうまく立てることができます。

目標設定

まず、達成したい目標を明確にします。

目標が大きく時間がかかる場合は、そのゴールまでの途中に小さな目標（マイルストーン）を設定しましょう。

タスクのリストアップ

マイルストーンも含めて、目標を達成するために必要なタスクをリストアップします。

ざっくりとした大きなタスクは、具体的な実行レベルのタスクまで細分化していきましょう。

優先順位の設定

各タスクの重要度や緊急度に基づいて優先順位を設定します。

期限の割り当て

優先順位をつけてタスクの実行順序がつくれたら、いつまでに何をすべきか期限を決めましょう。

各タスクにかかる時間を見積もり、スケジュールに組み込みます。

カレンダーに予定として入れたり、メモ書きして簡単に見れるようにしておくといいです。ガントチャートなどつくっておくのも有効です。

実行と調整

作成したスケジュールに従って行動しつつ、必要に応じてスケジュールの調整を行っていきます。

もう一段高度なスケジュールの立て方

プロジェクト進行の中で、とても厄介なのが手戻りです。

手戻りとは、何かしら問題が見つかってやる必要ができたやり直し作業のことを言います。

誰しも経験があると思いますが、やり直し作業や修正作業にはかなりの時間をとられることがあります。

手戻りが発生しないように、あらかじめうまく管理しておくことが必要です。

手戻りを減らす方法については、こちらの記事でより詳しく解説しています。

まとめ

今回は、スケジュールの立て方についてまとめました。

スケジュールを立てることは、時間の無駄を減らし、仕事を効率的に進めるために不可欠です。

まずは基本的なスケジュールの立て方を実践し、慣れてきたら高度な方法も取り入れて、さらに効率を高めていきましょう。

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