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【1分でわかる】ビジネスで手戻り作業を圧倒的に少なくする方法をわかりやすく簡単に解説!

2024年7月10日

ビジネスシーンにおいて、手戻り作業は誰しもが1度は経験する厄介な問題です。

手戻り作業が増えると、時間とコストがかかり、チーム全体の生産性が低下します

今回は、そんな手戻り作業を圧倒的に減らす方法をわかりやすく簡単に解説します。

これによって、仕事でより効率的な業務プロセスをつくれるようになり、ビジネスの成功に繋がります。

ポイント

  • ビジネスにおける手戻り作業が何かわかる
  • 手戻り作業を減らす方法がわかる

ビジネスにおける手戻り作業とは?

手戻り作業とは、プロジェクトや業務の進行中に発生するやり直しや修正作業のことです。

最初に立てた計画や構想が不十分であったり、プロジェクト進行中のコミュニケーション不足が原因で発生します。

例えば、顧客の要求を誤解して作業を進めた結果、後から修正が必要になる場合などが典型的です。要求に直接関わる部分から、間接的に影響がある部分まですべてやり直さなくてはなりません。

手戻り作業を減らす重要性

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手戻り作業を減らすことは、ビジネスにおいて非常に重要です

ビジネスシーンで手戻り作業を100%なくすことは不可能ですが、意識的に減らす努力が必要です。

手戻り作業を減らすべき理由は、以下のようなことが挙げられます。

  • コスト削減
  • 時間の節約
  • チームの士気向上

それぞれ見ていきましょう。

コスト削減

手戻り作業は追加の人件費やリソースを必要とします。これらを減らすことで、コストを大幅に削減することができます。

時間の節約

手戻り作業が減ることで、プロジェクトの進行がよりスムーズになり、納期に間に合わせやすくなります。

チームの士気向上

手戻り作業が少ないと、チームの心理的・身体的ストレスが減り、より士気が高まります。

手戻り作業を圧倒的に減らす方法

では、実際に手戻り作業を減らすにはどのようにすればよいのでしょうか。

手戻り作業は以下のポイントを押さえると、圧倒的に少なくすることができます

  • 作業を始める前の準備が大切
  • 俯瞰的に考える
  • 作業間の依存関係を見極める
  • 手戻り作業が少なくなるようにプロセスを組む

以下、詳しく見ていきましょう。

作業を始める前の準備

手戻り作業を減らすには、実は作業を始める前がとても大事です。

むやみやたらに着手できそうなところから作業を始めるのではなく、きちんと戦略を立てて作業をするべきです。

ここで言うところの戦略とは、手戻り作業が少なくなるようなプロセスを描くことです。

それには、次の俯瞰的に考えることが必要です。

俯瞰的に考える

俯瞰的に考えるとは、様々な視点で全体像をつかむことを言います

プロジェクトや業務の全体像を俯瞰してとらえることが大切です。

どんな目的、要求に対して、どんな個別具体の作業があるのか、全体像をとらえることによって把握することができます。

俯瞰的に考えるについては、こちらの記事でさらに詳しく解説しています。

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また、俯瞰的に考えたうえで、個々の作業間の関係性にも着目する必要があります

作業間の依存関係を見極める

作業間の依存関係を明確にすることで、手戻り作業を減らすことにつながります

作業間の依存関係とは、情報の入出力関係のことをいいます。

情報の入出力関係は、「ある作業をするときに、どの作業の情報が必要か」と言うことができます。

作業間の依存関係を見極める例

例えば、会社である決済をするときに、上位役職や他部署の承認が必要です。

そして、承認を得るには、相手を納得させるための情報が必要です。

ですので、「情報を集めた」後に「承認を得る」のが手戻り作業の無いプロセスです。

いきなり何の情報もなく「承認をください」と言っても、「何の決済なのか」や「どういう処理方法なのか」など結局承認するための情報を求められることになります。結局、情報を集めてから承認依頼をし直す手戻り作業が発生してしまうということです。

手戻り作業を発生させないためには、作業間の依存関係をあらかじめ見極めておくことが大切です

手戻り作業が少なくなるプロセスにする

作業間の依存関係を見極めることができたら、あとは手戻りが少なくなるように作業手順プロセスに落とし込むだけです

特に他の作業の情報がいらないものは先に実行すればいいし、他の作業の情報を多く必要とするものは後回しにする方が良いです。

また、あらかじめ作成したプロセスを実行していく中でも、適度にプロセスを見直しながら臨機応変にプロジェクトや業務を進めていく必要があります。

手戻り作業を減らすツール

手戻りをあらかじめ把握・管理するためのツールがあります。

それは、デザイン・ストラクチャ・マトリクス (Design Structure Matrix)、略してDSMといいます

DSMについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ使ってみてください。

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まとめ

今回は、手戻り作業を圧倒的に減らす方法を解説しました。

手戻り作業は本当に厄介な問題です。

今回紹介した方法で手戻り作業を減らすことで、ビジネスが成功することを祈っています。

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