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【超文章力】文章が格段にわかりやすくなる方法

2024年2月14日

メールや会議資料、プレゼンなど仕事やSNSを使う日常生活で、実際に筆記用具で文字は書かなくても文章を作成すること自体は何かと多いです。

言いたいことがうまくまとまらなかったりして、周りの人から「この文章わかりにくい」と言われた経験がある方もいるのではないでしょうか。そして、文章を作ること自体に苦手意識がある人もいるかもしれません。

そんな方でも安心してください。今回は、文章が格段にわかりやすくなる方法をご紹介します。

ポイント

  • わかりにくい文章になる原因がわかる
  • 文章がわかりやすくなる方法がわかる

わかりにくい文章になってしまう原因

文章がわかりにくくなる原因はいくつかあります。中でも、読み手に取ってわかりにくい文章となってしまう最大の原因は「何を伝えたい文章なのかわからない」ことです。

例えば、この記事のタイトルは「【超文章力】文章が格段にわかりやすくなる方法」ですが、読み進めていっても文章に関する話がなかったら意味わかりませんよね。また、このタイトルなのに、内容が美しい文字の書き方で読みやすくなる!とか言われてもタイトルとのズレを感じて結局何が言いたいのかよくわかりません。

この何を伝えたいのかわからない気持ち悪さ(読み手が必死に考えないといけないこと)こそがわかりにくい文章の最大要因です。

要は、最低限これさえ解決してしまえば比較的わかりやすい文章になるというわけです。

文章のわかりやすさチェックリスト

上に書いた内容も含めて、文章がわかりやすいかを確認するためのチェックリストを作ってみました。文章を書くときには、次のポイントをチェックすると良いです。

  1. 伝えたいこと(読み手にして欲しいこと)がはっきり書かれているか
  2. 見出しやテーマからズレた内容になっていないか
  3. 1文の文字数が多すぎないか
  4. 無くても意味が通じる不要な修飾語が使われていないか
  5. 文と文のつながりがしっかりしているか
  6. 調べないとわからないような難しい言葉や専門用語を避けているか
  7. 急に話題が飛んでいないか
  8. 適度な改行で区切られていて見やすくなっているか
  9. 見やすいフォントや文字サイズになっているか

文章を書き始める前に意識するべきこと

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先にお伝えしたように、文章をわかりやすくするためには、何を伝えたい文章なのかを明確化することが非常に重要です。

そして、わかりやすい文章にするためには、実は文章を書き始める前が勝負です。文章を書き始める前に全体の構成を組み立てておく必要があります

これを構造化と言います。

文章の構造化

文章の構造化とは、文章を整理してわかりやすくすることです。あらかじめ論理的な流れを整理しておき、読者が情報を理解しやすくすることを指します。

要は、一番初めに〇〇を伝えて、次に△△を伝えて、・・・、最後に□□を伝えるという、伝える内容の大枠の順番を決めることです。この時点できれいなテーマの流れになっていなければ、いくら文章を作成しても全体としてわかりやすい文章になることはありません。

例えば、次の「スマートフォンのメリット」という資料を作るための構成(流れ)はわかりやすいでしょうか。

  1. スマートフォンをつくるための部品
  2. スマートフォンを使う人の数
  3. スマートフォンの歴史
  4. スマートフォンのメリット
    ・コミュニケーションの便利さ
    ・情報への即時アクセス
    ・生産性の向上
  5. 全体のまとめ

どう考えてもまとまりが悪いし、スマートフォンのメリットと関係ない不必要な情報が多すぎます。この構成でいくら文章を詰めていっても到底わかりやすくなることはありません。

では、次のようにするとどうでしょうか。

  1. スマートフォンとは?
  2. スマートフォンの普及率
  3. スマートフォンが生活に与えうる影響
  4. スマートフォンのメリット
    ・コミュニケーションの便利さ
    ・情報への即時アクセス
    ・生産性の向上
  5. 全体のまとめ

スマートフォンの普及率が高まり生活に浸透したことで何かいいことがあるんだなぁとわかりやすくなったと思います。

これが構造化です。わかりやすい文章は、文章を作成する前におおよそ決まっているのです。

あらかじめ文章構成を考えておくことで、格段にわかりやすい文章を作成することができます。

まとめ

今回は文章をわかりやすくする方法をまとめました。

文章をわかりやすくするには、書き始め前が勝負です。あらかじめ構造化して全体の構成を考えることで、作成した文章が格段にわかりやすくなります。ぜひやってみてください。

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